Généalogie : état civil et archives publiques

    lundi 31 août 2015

    Débuter en généalogie, c’est dans un premier temps collecter toutes les informations portant sur l’état civil. Faut-il encore maîtriser la réglementation et connaître les différents registres consultables. Quels sont les délais de communicabilité ? Où consulter les archives ? Quels sont les délais de publication de documents d’archives sur Internet ?

    Les délais de communicabilité des archives portant sur l’état civil ont été modifiés en 2008.
    Ils avaient été fixés par une loi de 1979 et ils étaient devenus inadaptés aux besoins des généalogistes comme du grand public. Une loi du 15 juillet 2008 est venue modifier le délai de consultation des registres de l’état civil passant de 100 ans à
    75 ans. Ainsi après la clôture du registre d’état civil, passé un délai de 75 ans, les actes de naissance et de mariage sont communicables. Ce délai de 75 ans a été modifié en 2009 par un avenant à la convention de 1988 pour les archives de la Polynésie française.

    L’historique de l’organisation de l’état civil au fenua. La création de l’état civil pour les originaires n’a pas été uniforme sur tout le territoire de la Polynésie française. Si l’état civil a été organisé pour la population des États du protectorat par une loi tahitienne de 1852, celle-ci ne visait que le futur. Il faudra attendre une loi et une ordonnance de 1866 pour démarrer un “recensement” de ceux nés antérieurement à 1852. Des actes de notoriété publique destinés à remplacer les actes de naissances des sujets du Protectorat, nés ou mariés avant le 11 mars 1852, ainsi que ceux qui auraient été omis sur les registres de l’état civil depuis cette époque, ont été établis. Quant aux autres archipels, l’état civil fut organisé par différents arrêtés.

    Différents registres
    – Les registres étaient tenus à jour en trois exemplaires jusqu’en 2011:
    – le premier exemplaire par les mairies ;
    – le second exemplaire par le Tribunal de Première Instance de Papeete ;
    – le troisième exemplaire était tenu par le service de l’état civil au ministère de l’Outre-mer. Un décret du 29 décembre 2011 est venu supprimer ce service parisien comme la tenue de la troisième collection des registres.
    – Un registre spécial avait été créé, par un arrêté de 1873, pour les actes d’état civil de la famille royale de Tahiti. Le registre existe toujours et il est nécessaire d’y recourir pour la délivrance d’actes anciens.
    Aujourd’hui, seuls le premier registre et le deuxième registre sont tenus à jour. En effet si les tribunaux de métropole ont été déchargés, par une loi de 1989, de l’obligation d’apposer les mentions marginales sur l’exemplaire des registres de l’état civil conservé au greffe du tribunal, cette loi n’a pas été étendue au Fenua. Depuis le
    1er octobre 2014, la Nouvelle-Calédonie a obtenu le transfert de la conservation et de la mise à jour du double des registres d’état civil.

    Où trouver les archives de ces registres d’état civil ?
    – Les archives des deux premiers registres et du registre spécial sont conservées au service des archives de la Polynésie française.
    – Les archives du troisième registre quant à elles, sont conservées aux archives nationales d’outre-mer (ANOM) à Aix-en-Provence.

    Archives dématérialisées : que ce soit aux archives de la Polynésie française ou aux ANOM les registres sont numérisés pour en faciliter l’accès.

    La réglementation de la mise en ligne des archives sur Internet est-elle différente ?
    Oui, les délais pour la mise en ligne des archives portant sur l’état civil sont déterminés par la Délibération du 12 avril 2012 de la CNIL. Est donc autorisée la mise en ligne de documents d’archives dans les conditions de délais suivantes :
    – “les actes de naissance publiés sur internet soixante-quinze ans à compter de la clôture du registre des actes ne peuvent l’être qu’après occultation de toutes les mentions marginales sur l’image numérique de l’acte original. Ces mentions ne sont rendues accessibles qu’à compter de l’expiration d’une durée de cent ans après la clôture du registre des actes de naissance ;
    – les actes de mariage, et de décès peuvent être publiés sur internet respectivement soixante-quinze ans à compter de la clôture des registres d’actes de mariage et vingt-cinq ans à compter de la clôture des registres d’actes de décès sans occultation des mentions marginales.”

    Les archives nationales de l’outre-mer (ANOM) – Elles se situent depuis 1966 à Aix-en-Provence.

    Où en sont les Archives nationales d’outre-mer quant à la numérisation et la mise en ligne de l’état civil polynésien ?
    Maina Sage, députée de la Polynésie française, qui avait, dans une question écrite, attirée l’attention de la ministre de la Culture et de la communication sur les conditions d’accès aux archives de la Polynésie française, s’agissant notamment des archives relatives à l’état civil détenues par les Archives nationales d’outre-mer (ANOM) vient d’obtenir une réponse publiée le 18 août. “Les Archives nationales d’outre-mer conservent une collection de l’état civil de Polynésie française de 1843 à 1907, qui sera progressivement complétée par le transfert des registres issus de l’ancien service de l’état civil du ministère chargé de l’outre-mer. Tous les registres conservés ont été numérisés et sont désormais accessibles en ligne sur le site Internet des Archives nationales d’outre-mer. Le programme de numérisation se poursuivra après réception des nouveaux registres, mais seuls les registres de plus de 100 ans seront accessibles sur Internet, comme c’est le cas pour les registres d’état civil des autres territoires d’outre-mer conservés aux Archives nationales d’outre-mer et pour les registres conservés par les Archives départementales. En effet, la délibération de la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés n° 2012 113 du 12 avril 2012 interdit la mise en ligne des actes de l’état civil de moins de 100 ans qui comportent des mentions marginales non occultées.”
    À ce jour, les archives mises en ligne sur le portail des ANOM pour la Polynésie française :
    – Îles Australes Période de la recherche : 1886 à 1906
    – Îles du Vent Période de la recherche : 1843 à 1906
    – Îles Gambier Période de la recherche : 1886 à 1906
    – Îles Marquises Période de la recherche : 1843 à 1906
    – Îles Tuamotu Période de la recherche : 1804 à 1906
    – Îles-Sous-le-Vent Période de la recherche : 1898 à 1906
    Il est conseillé d’utiliser le navigateur Internet Explorer et avoir Java à jour pour avoir accès aux documents numérisés en ligne.

    Rubrique réalisée par Catherine Chodzko, titulaire du diplôme de notaire, ancien éditeur assistant LexisNexis, membre fondateur de l’Association de juristes en Polynésie française (AJPF), est attachée d’enseignement à l’ISEPP, formatrice en droit privé.

    En bref

    Pour débuter dans ses recherches
    La section recherches généalogiques, au sein de la Direction des Affaires foncières, aide les usagers dans leurs recherches et délivre des informations issues du dépouillement de tous les registres de l’état civil ancien et moderne de l’ensemble des îles.
    L’Église de Jésus-Christ des Saints des derniers jours a ouvert des centres de généalogie en Polynésie française. Ces centres permettent de chercher de la documentation et de partager les généalogies sur internet. Le centre de Titioro à Tahiti est ouvert au public du lundi au vendredi. Des bénévoles peuvent aider les particuliers à débuter leurs recherches généalogiques, par ailleurs de la documentation pratique comme le guide «Par où commencer ?» est à la disposition du public. Recherche sur internet – Site Internet FamilySearch : www.familysearch.org
    Que trouve-t-on dans les actes d’état civil ?  Des  renseignements concernant l’état civil : naissance, mariage et décès. Les actes d’état civil sont des actes authentiques et font foi jusqu’à inscription de faux.
    Dans quel acte d’état civil peut-on trouver plusieurs générations ? L’acte de mariage peut révéler un “trésor” ! En effet lorsque les enfants naturels étaient légitimés par mariage ils étaient mentionnés dans l’acte de mariage des parents. La légitimation a été supprimée depuis le 1er juillet 2006.
    Les registres matricules militaires sont en ligne sur le portail des Archives nationales des outre-mer. Pour la Polynésie française, les tables alphabétiques des registres matricules de 1894 à 1919 ont été numérisées et mises en ligne, soit 18.436 images. Adresse internet : http://anom.archivesnationales.culture.gouv.fr/regmatmil/

    Sélection d’ouvrages sur la généalogie en Polynésie française par la Librairie Klima
    * Généalogies commentées des arii des îles de la Société par Mai-Arii Cadousteau  – Société des Etudes Océaniennes
    * Généalogie et histoire de Tahiti et des îles de la Société par Bernard Pichevin – Préface de Bruno Saura Au Vent des îles.
    * les BSEO dont le Numéro spécial du BSEO N° 231 : réédition de l’annuaire des Etablissements français d’Océanie de l’année 1885

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